Melhore o controle de contas a receber em 6 passos

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O setor financeiro é uma área muito importante dentro da empresa. Não apenas por lidar com o capital de giro, mas por realizar todo o controle e gestão de pagamentos da empresa. Isso inclui o salário de colaboradores, impostos, compromissos com fornecedores e, claro, as contas a receber. Por sinal, essas últimas são tão essenciais quanto as contas a pagar.

As contas a receber são os compromissos financeiros dos clientes com sua empresa. Se você preza por cumprir as suas obrigações com os fornecedores, deve se importar também com as de seus consumidores. Ademais, o número de inadimplentes só aumentará caso você deixe de controlar os valores que devem ser recebidos.

A seguir apresentaremos uma boa forma de gerenciar as contas a receber em apenas 6 passos. Boa leitura!

1. Organize todas as contas a receber

A organização é fundamental para todo o setor financeiro, porém, com as contas a receber é preciso ter cuidado redobrado. O motivo é evitar erros humanos e de sistema, facilitando a gestão dos ativos. Você, então, precisa ter o controle dos seguintes itens:

• datas e prazos;
• valores;
• clientes em dia;
• clientes inadimplentes.

Com esses dados, você consegue prever exatamente o quanto receberá, além de ficar de olho nas ações para cada perfil de cliente. A partir desse ponto, com tudo organizado e conseguindo identificar quais as necessidades, você já pode desenvolver processos aprimorados. A organização e os processos andam juntos, por isso, essa é nossa primeira dica.

2. Faça uma cobrança amigável

A cobrança amigável é oposta daquele tipo praticado por algumas empresas: a cobrança abusiva. É importante que o relacionamento com o cliente seja preservado durante suas ações de recebimento. Um tom cordial e conciliador durante a conversa é o ideal, pois todos os envolvidos têm o mesmo interesse: o pagamento da dívida.

Outros dois pontos importantes se referem a sempre manter o respeito durante a conversa e ter empatia. Pergunte ao cliente o que houve para gerar o atraso e ofereça soluções para esse problema que sejam boas para ambos os lados.

3. Controle as inadimplências de perto

As inadimplências precisam ser bem controladas, pois sem isso você não saberá qual o valor que está em aberto, nem quem precisa ser cobrado e tampouco quando. Além disso, quase todo empresário é vítima das dívidas de clientes, se não houver um controle rígido, você pode perder o negócio. A falência ronda a porta e é preciso espantá-la com boas ações.

Uma boa medida para controlar as dívidas e evitar que elas escalem para patamares irremediáveis é fazer o IMI — Índice Médio de Inadimplência. Esse cálculo ajuda a fazer uma estimativa do fluxo de caixa, mas mantendo um olho aberto nas contas a receber. Além disso, esse indicador mostra para você exatamente o momento de rever processos e políticas.

Uma boa prática no controle de inadimplentes, é evitar fazer negócios com quem já tem um histórico comprometido. Em vista disso, as análises de crédito são tão importantes, pois são um informativo dos precedentes e ajudam a identificar padrões de comportamento do consumidor.

4. Envie lembretes de cobrança

A cobrança preventiva, como é chamada, ajuda na redução da inadimplência. Existem várias formas de lembrar seus clientes sobre a data próxima de vencimento. As formas mais comuns são:

• envio de SMS;
• alerta no aplicativo da empresa;
• ligação automática;
• envio de carta ou e-mail.

Esses lembretes ajudam a quebrar algumas barreiras que podem existir entre sua empresa e o consumidor, como a falta de acesso à internet ou falha na entrega da correspondência. Além disso, é interessante investir em áreas dedicadas ao cliente em seu site ou aplicativo, por onde o próprio consumidor pode negociar com o autoatendimento.

A autonomia para entrar em contato e falar com um chatbot sobre as dívidas é justamente o que deixa as pessoas mais à vontade. Muitos clientes têm vergonha sobre sua situação financeira e não gostam de atender ligações de cobranças. Vale a pena tentar alcançar seu público de maneira integral, investindo justamente naquilo que eles mais precisam.

5. Estimule o pagamento em dia

Você pode até acreditar que honrar seus compromissos é questão de caráter e que esse tipo de coisa não precisa de recompensas. No entanto, você está lidando com um processo de mercado comercial e não é bem assim que as coisas funcionam. As boas ações que são recompensadas tendem a ter um retorno mais do que positivo para a empresa.

Um programa de fidelidade para seus clientes, que ofereça premiações para quem realizar o pagamento em dia, com pontos cumulativos, pode ser uma boa solução. A cada pagamento em dia, eles arrecadam pontos que podem ser trocados por benefícios, como:

• serviços gratuitos;
• pacotes de assinatura;
• produtos de teste;
• descontos.

6. Adote ferramentas tecnológicas de gestão

Os sistemas de gestão de contas a receber ajudam a empresa a manter o controle de tudo o que precisam, mas com bem menos esforço e custos. Os programas automatizam várias tarefas repetitivas, como alimentação de dados e controle de inadimplentes. A atualização cadastral é outro ponto importantíssimo para realizar uma boa cobrança.

Essas ferramentas tecnológicas ajudam a melhorar os processos, pois recolhem qualquer dado trocado nos processos. Posteriormente, esses dados são todos analisados e incluídos em relatórios de gestão. Ademais, o histórico do cliente fica todo armazenado e pode ser facilmente acessado pelo próprio sistema.

Se sua empresa investe em equipes de cobrança, utilizar um software para gestão das contas a receber pode ajudar a sua equipe a realizar essa tarefa de forma mais eficiente ainda. Os perfis de clientes ficam segmentados de acordo com variáveis-chave, como:

• pagamento em dia;
• data da dívida;
• valor em aberto;
• contas já pagas;
• serviços ou produtos vendidos.

Realizar uma boa gestão de compras a receber exige que a empresa aplique boas técnicas. Uma delas é incluir a Transformação Digital nos processos financeiros, melhorando a lucratividade e diminuindo os erros. Ademais, estimular o pagamento em dia e enviar lembretes de vencimento são ações fundamentais para cobrar os dividendos.

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