Equipe enxuta: descubra como fazer mais com menos na empresa

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Na hora de definir o tamanho de um setor, a verdade é que não há exatamente um número certo de funcionários. Existem pesquisas que indicam que 5 pessoas seria ideal, outras, afirmam que 12 é o tamanho perfeito. O que é quase unanimidade nesses estudos, é que ter uma equipe enxuta não prejudicará o resultado, pelo contrário, é possível obter bons resultados.

Com essa perspectiva, a busca por diminuir o número de colaboradores até encontrar o tamanho ideal, precisa passar por algumas transformações na estrutura do negócio. Neste texto, vamos apresentar as principais dicas de como implementar esse conceito na sua empresa. Confira!

O que é uma equipe enxuta?

Mais do que ter poucos membros em uma equipe, é preciso ser mais específico quando estamos tratando de ter menos funcionários. Isso porque, não basta só reduzir os colaboradores, é preciso ter a certeza de que aqueles que forem escolhidos para fazer parte do setor tenham qualidades e talentos suficientes para não diminuir os resultados.

Além disso, esse é um conceito com grande relação com a redução de desperdícios, seja de tempo, processos ou recursos. Logo, podemos definir o conceito de equipe enxuta como uma quantidade mínima de colaboradores que seja capaz de produzir com eficiência a fim de reduzir os gastos desnecessários de capital e trazer resultados com mais qualidade.

Por que é importante que as empresas aprendam a fazer mais com menos?

Em um primeiro momento, evitar o desperdício de recursos é um dos principais motivos para implementar uma equipe enxuta. Mas, antes de mais nada, é importante frisar que não é só ter uma quantidade reduzida de pessoas. É fundamental que os funcionários restantes sejam qualificados e que a empresa dê condições para que possam exercer as suas funções. Sendo assim, algumas das vantagens são:

• uma equipe enxuta oferece mais possibilidade dos colaboradores perceberem o seu valor; notar de que forma eles contribuem para o sucesso do negócio;
• é muito mais fácil conseguir alinhar os talentos;
• a comunicação de ambos os lados é melhor, com menos possibilidade de distorções da mensagem;
• menos custos, afinal um funcionário gera gastos como salários, benefícios (transporte, vale-alimentação), manutenção de suas habilidades etc.

5 dicas de como ter uma equipe enxuta

Até agora acompanhamos alguns dos princípios básicos de se ter uma equipe enxuta. Aqui, separamos dicas que podem ajudar a sua empresa a conseguir implementar essa estratégia. Continue!

1. Integre os departamentos

Mais do que nunca, a sinergia dos membros de cada departamento precisa ser completamente alinhada. Esse bom relacionamento deve tanto acontecer dentro de cada equipe como fora, em que cada grupo é tão ajustado que pode começar suas ações a partir dos resultados do outro.

A ideia é que cada parte realize o seu trabalho, mas o pensamento deve ser de unidade, como um time. Por isso, é preciso desenvolver iniciativas que deixem todos os grupos a par do que está acontecendo. Eles devem acompanhar os resultados e as informações, além de conseguir compartilhar as tarefas. Assim, todos são envolvidos com os projetos de forma ativa.

2. Determine um objetivo claro para o trabalho

Um dos fatores prejudiciais para a produtividade de qualquer pessoa é a falta de foco. Não ser capaz de se concentrar em um objetivo gera o desperdício de tempo e energia. Recursos que poderiam ser gastos com ações realmente importantes. 

Quando estamos falando de uma empresa, e, nesse caso, de uma equipe, isso é muito prejudicial para os resultados. Com menos membros, é comum que a tendência seja sobrecarregar os colaboradores ou deixá-los dispersos, sem saber o que fazer. Óbvio que esse não é o objetivo de implementar uma equipe enxuta, já que o alvo é diminuir os desperdícios.

A melhor maneira de lidar com esse problema, é determinar uma meta que signifique o que a companhia quer. O que pode ser feito é definir um objetivo macro e quebrá-lo em pequenas partes para serem executadas diariamente. Dessa forma, a equipe fica focada e consegue trazer resultados periodicamente.

3. Diminua a burocracia

Os processos burocráticos são uma parte importante da rotina empresarial. Não dá para evitá-los, mas é possível facilitá-los. Quando se tem uma equipe enxuta, qualquer minuto é importante, e ele não pode ser desperdiçado com atividades que não impactam diretamente a empresa.  

Por isso, a solução é implementar ferramentas tecnológicas que cuidem desses processos, deixando o caminho livre para que os funcionários possam cuidar de assuntos mais complicados, que exigem pensamentos estratégicos. Existem muitas soluções no mercado, principalmente softwares de gestão financeira que contam com funções e possibilidades de automatização.

4. Identifique processos repetitivos

Como primeiro passo, é muito importante que o gestor tenha uma relação profunda com o que acontece no negócio. Não somente nos planejamentos e nos resultados, mas também ele precisa entender como cada processo funciona, o que cada equipe faz.

Essa análise é crucial para identificar quais ações se repetem constantemente, pois elas estão, provavelmente, desperdiçando os recursos. A partir daí, o próximo passo é determinar iniciativas que eliminem essas redundâncias, ajustando o foco da equipe.

5. Conte com a tecnologia

Por fim, como explicamos no tópico sobre burocracias, as ferramentas tecnológicas são aliadas poderosas para uma empresa. Para implementar com sucesso uma equipe enxuta, elas serão fundamentais não só para evitar o desperdício de tempo, mas também para tornar ações mais eficientes.

Nesse sentido, a lista de possibilidades de softwares é extensa, desde os mais específicos para a gestão financeira, até os que são capazes de compartilhar tarefas e auxiliar no gerenciamento de projetos. 

Independentemente da escolha, a administração deve saber que não é possível implementar a estratégia de diminuir a equipe sem contar com essas ferramentas, por isso, escolhê-las é um passo fundamental.

Ao longo deste texto, falamos sobre os princípios básicos de ter uma equipe enxuta e o que fazer para implementar na sua empresa. Destacamos que, além de trabalhar para que os departamentos estejam bem alinhados em suas ações, investir em softwares para a gestão é fundamental.

Além disso, realizar uma consultoria financeira pode ajudar e muito a sua empresa a entender como começar esse processo de maneira eficiente. Caso seja isso o que você procura — iniciar a reestruturação das suas equipes —, queremos apresentar os serviços da Global Estratégias Financeiras.

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