7 dicas para uma gestão de fornecedores impecável

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A gestão de fornecedores pode ser considerada o ponto de partida para o sucesso em todas as atividades comerciais. Se você compra matérias-primas, ou contrata serviços, é a qualidade deles que determinará a boa ou má receptividade pelos seus clientes, certo? E se seus fornecedores entregam mercadorias para revenda, é o padrão de qualidade que vai fazê-las encalhar no estoque ou sumir de suas prateleiras.

Por esses e outros motivos, fornecedores são determinantes para o sucesso ou fracasso de uma empresa. Escolhê-los bem, portanto, é indispensável para fazer com que seu produto ou serviço continue sendo bem-aceito, se possível com respaldo jurídico.

Vamos ver agora o que pode ser feito para garantir essa qualidade? Confira nossas dicas!

1. Verifique a documentação

Antes de mais nada, a escolha de um parceiro de negócios deve contar com respaldo legal. Por isso, seu próximo fornecedor deverá mostrar que opera conforme as leis e que tem a documentação exigida para exercer suas atividades.

Em segmentos como o de postos de combustíveis, por exemplo, é prevista uma série de exigências junto a órgãos como o FEEMA, de controle ambiental. Já fornecedores de alimentos e produtos perecíveis normalmente dependem de alvarás e licenças da Anvisa, a Vigilância Sanitária.

Antes de celebrar um contrato, não deixe de conferir se aquele fornecedor com preços tão atraentes não esconde um “truque”. Isso porque, em certos casos, sua empresa pode até ser corresponsável pelos erros de um fornecedor que atua fora dos padrões.

2. Cheque as licenças de funcionamento

Da mesma forma que os documentos das entidades de controle e vigilância são indispensáveis, as licenças de funcionamento também servem como garantia. Uma empresa sem alvará da Prefeitura é forte candidata a fechar, o que pode gerar desdobramentos para seu negócio, que assume o risco de ficar sem produtos para vender.

Não é difícil ver, no noticiário televisivo e na internet, ações fiscalizatórias que fecham estabelecimentos que funcionam sem alvará. Ou seja, é aquela conhecida história: você não imagina que pode acontecer com você ou alguém próximo, aí acontece.

Dependendo do tipo de produto vendido ou serviço prestado, a repressão pode ser ainda mais rigorosa. Assim sendo, nunca deixe de certificar-se de que seu fornecedor tem todas as licenças em dia antes de firmar uma parceria.

Em se tratando de empresas de cobrança que lidam diretamente com contas a pagar e a receber, esse é um cuidado indispensável. Não vai longe o tempo em que empresas de pouca credibilidade recebiam dos inadimplentes e não repassavam os pagamentos. Fique atento e cobre todas as licenças a que tiver direito!

3. Faça uma cotação de preços

Entre os 10 Cs que compõem os critérios de avaliação de fornecedores, o custo é um dos que mais recebem atenção, e por razões bem simples de entender. Quanto mais barata for uma matéria-prima, mercadoria ou serviço, maior será a sua margem de lucro.

Certamente, existem outros aspectos tão importantes quanto o preço. Confiabilidade, respeito aos prazos, capacidade de entrega e facilidade em se relacionar são alguns.

Nesse sentido, você deverá fazer o que as empresas bem geridas fazem antes de comprar — a boa e velha cotação. Não importa se pela internet, indicação ou por uma pesquisa presencial, o importante é conhecer os valores praticados pelo mercado. Só assim sua decisão será criteriosa o bastante para garantir uma boa margem de contribuição em cada venda.

Agora que você sabe o que precisa fazer para uma boa avaliação preliminar dos seus futuros fornecedores, veja de que forma poderá avaliá-los no dia a dia.

4. Avalie a qualificação permanentemente

Uma coisa é ter referências de um parceiro comercial antes de fechar um contrato de fornecimento; outra, bem diferente, é avaliar sua performance com o tempo. Qualidade da entrega, comprometimento e resultado são alguns dos fatores que mostram a qualificação de um fornecedor.

Esses elementos, por sua vez, só podem ser avaliados com precisão ao longo do tempo. Por mais que uma empresa seja recomendada, só o desempenho no dia a dia vai dar uma ideia exata da sua competência.

5. Observe o desempenho operacional

Outro quesito fundamental para que um fornecedor seja bem avaliado é a forma como desempenha suas atividades. Nesse aspecto, o tempo de entrega é um dos fatores mais relevantes. Fornecedor que não entrega no prazo, a tempo de garantir a prestação de serviços expõe seus parceiros. E clientes que deixam de receber produtos ou de serem atendidos ficam insatisfeitos, ou seja, o atraso é sempre um precursor da má reputação.

Para isso, não deixe de receber dos profissionais de compras feedbacks sobre seus fornecedores em relação aos prazos. E se você é também um gestor no setor de cobranças, faça uma consulta para verificar se a empresa não tem dívidas. Ser um mau pagador não deixa de ser um alerta para que você se previna de eventuais falhas.

6. Valorize a flexibilidade em situações difíceis

Imprevistos acontecem o tempo todo. Seria insensatez achar que as rotinas de entrega serão sempre rigorosamente cumpridas ou estarão imunes a atrasos. De qualquer forma, uma coisa é certa: fornecedor bom é aquele que consegue entregar, chova ou faça sol.

Veja, por exemplo, o que acontece com empresas que atuam na prestação de serviços. A principal característica a ser observada, nesse caso, é que tudo acontece ao vivo. Assim, se a sua empresa deixa de receber de seus fornecedores, ficará em situação muito difícil caso não tenha uma alternativa.

Um fornecedor que seja atento a essa peculiaridade do terceiro setor e aos seus procedimentos deve estar preparado para lidar com toda sorte de imprevistos. Por isso, a flexibilidade em encontrar meios para garantir as entregas é um diferencial e tanto no contexto da gestão de fornecedores. Quanto maior a burocracia envolvida, mais versátil o fornecedor deve ser.

7. Considere as consequências de uma má escolha

Vale ressaltar os problemas que podem ser causados caso um fornecedor sem qualidade seja parceiro da sua empresa. De forma direta, produtos deixam de ser entregues ao consumidor e serviços são paralisados, causando prejuízo.

Contudo, se, no dia a dia, um fornecedor mostra que não tem competência ou não entrega no prazo e com a qualidade prometida, os danos são ainda maiores. Tal como um efeito bola de neve, os impactos de sucessivas falhas comprometem a imagem e a credibilidade.

Portanto, em virtude dos erros de parceiros mal selecionados, seu negócio terá que se desdobrar para atender as demandas não satisfeitas.

Para evitar problemas desse tipo, a gestão de fornecedores, como um serviço essencial, deverá ser orientada para a prevenção. Logo, ter um plano B e um estoque capaz de suprir falhas no fornecimento são alternativas. A manutenção dos padrões de qualidade não tem preço. Pense nisso e garanta a lucratividade do seu negócio.

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