Qual a importância do compliance em tempos de pandemia? Veja aqui!

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No contexto atual, pandemia e compliance são palavras que devem estar sempre lado a lado no planejamento de qualquer empresa. Essas práticas garantem a conformidade em todos os processos realizados e evitam problemas das mais diversas ordens, o que torna a saída desse período de crise menos complicada.

Como esse período pelo qual estamos atravessando gerou demandas específicas, principalmente envolvendo o trabalho remoto, vamos apontar ao longo deste texto quais são os principais desafios e explicar como fica o compliance em tempos de home office, entre outros pontos importantes sobre esse assunto. Boa leitura.

Qual a importância do compliance em contextos de crise?

Como você já deve saber, o termo compliance (que pode ser traduzido, de forma livre, como “conformidade”), define, a grosso modo, a capacidade de uma organização adotar processos e práticas dentro do que prevê a legislação vigente.

Dessa forma, compliance e gestão de riscos trabalham juntos, definindo mecanismos de controle interno para que tudo o que acontece na empresa e também nas suas relações com órgãos externos (governamentais ou privados).

Com isso, o compliance tem como objetivos primordiais reforçar a transparência de todos os atos realizados pela empresa e a redução do risco de infrações, que podem gerar graves consequências, como multas pesadas e prejuízos à reputação do negócio. Assim, ele também minimiza os gastos com penalidades.

No cenário imposto pela pandemia, os riscos aumentam. Muitas empresas que já tinham consolidadas suas práticas se viram obrigadas a mudanças drásticas num curto espaço de tempo. Isso certamente eleva a chance de desvios das mais variadas naturezas, o que só reforça a importância da adoção efetiva do compliance, com as adaptações necessárias.

Quais são os desafios enfrentados pelas empresas?

Levantamentos mostram que empresas com melhores estruturas de compliance tem um resultado melhor no enfrentamento à crise causada pela pandemia. Por isso, esse setor deve ser estruturado com total atenção para ser capaz de superar os desafios do momento.

A implementação do home office aparece como um dos primeiros obstáculos à manutenção das práticas de compliance. Embora o trabalho remoto já fosse uma realidade em muitas companhias, ele jamais tinha sido adotado em escala tão grande num período tão curto como esse, de forma emergencial.

Felizmente, a tecnologia facilitou muito essa transição, com ambientes virtuais que propiciam uma estrutura satisfatória para que a maioria dos colaboradores continuem mantendo a realização das suas tarefas, com boa produtividade, mesmo à distância.

No entanto, isso obviamente impõe desafios ao compliance. Torna-se mais difícil monitorar e acompanhar os processos dentro da empresa, já que todos os envolvidos não estarão concentrados em um único local.

Além disso, é preciso mapear novos riscos (como o vazamento de dados) e encontrar formas de manter a gestão organizacional com novas ferramentas. Elas devem permitir uma comunicação fácil e torne possível a aplicação de novos treinamentos e a adoção de novas políticas de condução das atividades.

Como fica o compliance durante o home office?

Apesar de tudo, a implementação emergencial do home office não exime a empresa de adotar alternativas para que o compliance consiga manter suas práticas. Para ajudar, algumas ferramentas que são úteis agora e certamente continuarão sendo no pós-pandemia. Veja abaixo.

VPN

As VPNs (Sigla em inglês para “rede privada virtual”) servem para restringir o acesso à redes privadas apenas para dispositivos autorizados. Dessa forma, somente computadores smartphones e tablets com as credenciais solicitadas conseguem acessar, de forma remota, redes internas e informações sensíveis da empresa.

Essa tecnologia não é nova e já era utilizada mesmo antes da pandemia. Contudo, a maioria dos empreendimentos nunca precisou adotá-la em larga escala antes. Por isso, é importante que haja um dimensionamento correto da capacidade de tráfego da rede para que ela suporte a demanda de acesos simultâneos. Ademais, deve haver clareza nas instruções fornecidas aos funcionários sobre a utilização dessa ferramenta.

Soluções em nuvem

As soluções em nuvem podem servir para diversas finalidades, já que elas facilitam muito a organização do trabalho remoto. Desde procedimentos simples (como a troca de arquivos e videoconferências) até a disponibilização de plataformas de trabalho específicas, muitos problemas podem ser contornados com tecnologias do tipo.

Existem muitas soluções gratuitas disponíveis, mas o ideal é que a empresa procure por alternativas compatíveis com sua necessidade, principalmente no que diz respeito à privacidade e à segurança dos dados.

Certificados digitais

Para garantir a integridade e a autenticidade de documentos durante o trabalho remoto, uma das soluções mais empregadas são os certificados digitais. Eles permitem a identificação digital segura do colaborador em notas fiscais e contratos, por exemplo. Com isso, toda a troca de informação entre a empresa e seus clientes estará respaldada, o que minimiza a chance de inconformidades nesse processo.

Como as empresas podem lidar com essa regulação durante o trabalho remoto?

Para que o compliance cumpra seu papel mesmo em tempos de pandemia e de trabalho remoto forçado, o ideal é que algumas diretrizes não sejam abandonadas nunca. Entre elas estão a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e a preocupação com a segurança da informação.

Com isso, o compliance deve reforçar que todos os atos tomados em qualquer esfera da empresa deva ter como base o princípio da integridade. Ou seja, é necessário agir sempre com honestidade e retidão.

É necessário também reforçar a confidencialidade, a partir do momento em que os colaboradores estarão em espaços dispersos, o que faz com que o controle seja menor. Além disso, o setor de compliance deve reforçar sua disponibilidade, estando presente sempre que preciso e mantendo abertos os canais de comunicação e denúncia de desvios.

Por fim, é preciso ter políticas de segurança da informação bem traçadas. Isso vale não apenas para os dados da própria empresa, como aqueles que ela coleta de clientes. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está prestes a entrar em vigor, então toda empresa deve estar preparada para o novo regramento jurídico.

Com este conteúdo, foi possível perceber que pandemia e compliance têm relação direta, não é mesmo? Apesar de tumultuado, esse período pode servir também para que novas oportunidades sejam aproveitadas: as tecnologias e as práticas de compliance adotadas no home office podem ser estendidas para aumentar a produtividade e a segurança do negócio, por exemplo.

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