Infelizmente, sua empresa não está imune aos golpes e trapaças que circulam por aí. Por isso, ao menor descuido, ela tem chance de ser vítima das mais diversas táticas que podem prejudicar seriamente as atividades do empreendimento. Nesse sentido, é preciso atuar também contra a possibilidade do negócio ser vítima de uma fraude documental.
Como é perceptível que esse tipo de golpe está crescendo, vale ficar atento a uma série de fatores para minimizar os riscos. Isso passa por entender o que são as fraudes documentais, em que situações elas mais acontecem e o que pode ser feito para evitá-las. Nos tópicos abaixo daremos dicas sobre todos esses pontos. Boa leitura.
O que é a fraude documental?
Fraude documental é o crime caracterizado pela tentativa de adulteração de documentos, sempre praticada com má-fé e com o objetivo de ludibriar terceiros e permitir a obtenção de uma série de vantagens.
Ou seja, o fraudador lança mão de uma série de recursos para incluir ou excluir informações de determinado documento. Isso lhe dará acesso a recursos para enganar outras pessoas e com isso se passar por quem não é ou mesmo movimentar recursos financeiros que não são seus. Com os documentos adulterados as possibilidades são infinitas.
É fácil entender quais as consequências de uma fraude documental para uma empresa. Com documentos adulterados circulando, diversos processos podem ser colocados em risco e ter sua integridade colocada em questão.
Mesmo que tal problema seja contornado posteriormente, até isso acontecer pode acontecer uma série de desvios. Isso sem falar na quebra de reputação e confiança perante o mercado e os consumidores que a empresa pode enfrentar. Por fim, esse tipo de fraude, em muitos casos, gera uma série de procedimentos jurídicos, que se arrastam por muito tempo.
Tudo isso deve ser considerado a luz do fato de que estamos em um período em que as fraudes são mais fáceis de serem feitas do que nunca. Com a digitalização acelerada, não é mais necessário imprimir páginas e adulterar selos e carimbos para conferir autenticidade a um documento.
Com poucos cliques e alguma esperteza, qualquer pessoa mal-intencionada consegue acessar modelos de praticamente qualquer tipo de documento e alterá-lo, sem muita dificuldade, de acordo com seu objetivo.
Além de tudo, as empresas não precisam lidar com esse grande volume de possibilidade de fraudes: elas precisam encontrar formas de se proteger de golpes que, muitas vezes, elas sequer sabem que existem. Com a tecnologia, as trapaças avançam numa velocidade difícil de acompanhar.
Quais os principais tipos de fraude documental?
Ainda que possa ser impossível acompanhar a agilidade com que as fraudes evoluem, vale sempre a pena conhecer os tipos mais comuns. Por isso, veja quais são as fraudes documentais mais praticadas e o que caracteriza cada uma delas.
Montagem
A montagem ocorre quando alguém utiliza partes de um documento original para criar uma versão fraudada. Assim, o fraudador pega trechos que são importantes para comprovar a autenticidade do documento (como selos, símbolos, carimbos, etc) e altera as demais informações.
Clonagem
A clonagem acontece quando um documento digitalizado é copiado e utilizado por terceiros sem a autorização do titular. Em muitos casos, algumas alterações podem ser feitas para aumentar as chances de sucesso da fraude.
Falsidade ideológica
Nesses casos, a forma do documento é legítima, mas seu conteúdo é falso. Assim, a falsidade ideológica acontece quando uma informação é implementada em um documento público ou privado com o intuito de enganar alguém.
Quando feito para afetar alguém ou para modificar um fato legalmente importante, a prática de falsidade ideológica é enquadrada no artigo 299 do código penal.
Contrafação e simulação de falso
No caso de contrafação ou simulação de falso, o documento é materialmente falso e é adulterado por meio da criação de uma cópia simulada de um documento legítimo. Isso pode ser feito por meio de fingimento, simulação ou disfarce.
Autofalsificação
Nessa hipótese, a assinatura que comprova a veracidade do documento é alterada por fatores exteriores a vontade de quem o assinou. Isso acontece em casos de coação, por exemplo.
Como proteger a sua empresa?
Na hora de proteger sua empresa contra fraudes documentais a principal recomendação é investir não em uma, mas em várias barreiras e soluções que reduzam a exposição ao risco. Com isso, se alguma delas for ultrapassada ou falar, outras poderão conter a intenção do fraudador. Por isso, veja o que fazer para se prevenir.
Investir em tecnologia
Felizmente, a mesma tecnologia que a tecnologia abre brechas para algumas fraudes, ela oferece ferramentas que auxiliam no combate a esses golpes.
Por isso, não abra mão de sistemas antifraudes e outros mecanismos para concluir a validação dos seus documentos. Dessa forma, é possível fazer de forma automática a conferência dos dados e a checagem cadastral, o que costuma evitar boa parte dos problemas.
Certificados digitais também devem estar no leque de ferramentas para quem quer se prevenir de fraudes documentais.
Adotar programas de compliance
Programas de complicance desempenham papel essencial na prevenção de fraudes, pois ajudam na implementação de boas práticas de conduta em toda a empresa. Assim, os funcionários saberão como agir diante de desvios e o que fazer para garantir a integridade de todos os processos.
Implementar a Documentoscopia
Em muitos casos, será necessário recorrer à documentoscopia para assegurar a autenticidade de um documento, principalmente com fins judiciais. O profissional da área utiliza técnicas de análise e ferramentas apropriadas para descobrir se o documento avaliado foi legalmente emitido ou se passou por alguma alteração.
Em outras circunstâncias, o auxílio da documentoscopia pode ficar restrita aos documentos onde a tecnologia não consegue indicar falsificações ou outras alterações, mas ainda assim restam dúvidas. Dessa forma, o profissional pode avaliar os detalhes do documento em questão, reduzindo ainda mais a margem para fraudes.
A prevenção contra qualquer tipo de fraude documental exige alerta constante. Seja como for, com o planejamento adequado e as melhores ferramentas, é possível reduzir ao máximo os riscos e lidar de forma tranquila com as demandas do dia a dia da empresa e ter chances menores de ser passado para trás.
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