Empresas de pequeno e médio porte não costumam ter tantas dificuldades assim para definir quais serão seus fornecedores. Sua demanda de insumos é pequena e, geralmente, um fornecedor consegue supri-las.
Entretanto, em grandes empresas, a tendência é que seja maior a necessidade de materiais para a fabricação de seus produtos ou serviços. Nesse caso, não é possível contratar qualquer fornecedor, é preciso que essa escolha seja mais estruturada.
Uma das formas de fazer isso de maneira acertada é por meio do RFI e RFP — uma espécie de formulário de solicitação de informações específico para a gestão de fornecedores.
Neste texto, vamos falar sobre como essa ferramenta pode ajudar os processos de fornecimento de uma empresa. Confira!
Como escolher o melhor fornecedor para a minha empresa?
De maneira geral, há duas maneiras de escolher fornecedores para a sua empresa — RFI (Solicitação de Informação) e RFP (Solicitação de Proposta). Ambas formas trabalham juntas e funcionam como uma espécie de junção de critérios para a escolha. Você deve estar se perguntando se elas têm o mesmo objetivo, qual é a diferença?
A RFI seria um formulário inicial, com requisitos básicos para escolher o fornecedor, focados mais nas necessidades e nos objetivos da empresa. Já o RFP é, geralmente, uma segunda etapa do processo, com mais detalhes e focado em qual a solução que a companhia fornecedora pode oferecer. Por isso mesmo, é enviado para um número menor de possíveis escolhas.
O que envolve o processo de definição de fornecedor?
Como vimos no tópico anterior, o processo para escolher o fornecedor ideal envolve a elaboração de dois documentos, RFI e RFP. Porém, antes de elaborar esses formulários, a empresa fará o que chamamos de Gestão de Relacionamento com Fornecedores.
Ela é, na verdade, uma série de medidas, e isso inclui os RFI e RFP, para determinar o relacionamento entre a empresa e seus fornecedores. O objetivo é que o negócio consiga fazer escolhas que estejam alinhadas com a cultura da empresa.
Logo, uma das primeiras etapas desse processo é a definição do que realmente se precisa, quais são os critérios da contratação, quando os produtos ou serviços devem estar à disposição, entre outros.
Após a primeira etapa, começa a escolher o primeiro grupo de fornecedores que a empresa pretende entrar em contato. Aqui, é uma triagem inicial, com todas as referências e possíveis indicações de empresas dos mercados. Com tudo pronto, inicia-se a elaboração tanto do RFI quanto do RFP.
Quais são as informações necessárias na hora de fazer o RFP?
É importante entender que tanto o RFP quanto o RFI são documentos voltados a pedir informações. Por funcionarem como um tipo de questionário, as perguntas estão voltadas a entender como esse fornecedor pode ajudar a empresa. Então, encontra-se desde dados organizacionais até informações detalhadas sobre os produtos e serviços.
Geralmente, esse documento tem alguns campos básicos, como:
- introdução — aqui ficam as informações da empresa, qual é o seu mercado de atuação, concorrentes e por que o negócio está precisando do fornecedor;
- objetivos e escopo — nessa parte, são esclarecidos o que o negócio está querendo e o que isso pode gerar como resultado para ele;
- cronograma — definem-se algumas informações mais específicas, como prazo, forma de envio, endereço etc.;
- critérios de proposta — as especificações sobre a contratação, como os parâmetros para a escolha, a prioridade e a ordem;
- desafios mapeados — aqui, como uma forma de gestão de riscos da contratação, ficam as informações voltadas ao que os fornecedores enfrentarão e quais as soluções eles poderão oferecer;
- por fim, o orçamento para a contratação.
Como fazer uma boa solicitação de informação para fornecedores?
Até aqui, acompanhamos os processos teóricos sobre o RFI e RFP, agora, vamos mostrar alguns passos para fazer a solicitação de maneira eficiente. Continue!
Defina bem os objetivos
Um dos primeiros passos é que a contratante tenha bem definido qual é o seu objetivo com aquela compra. A fornecedora precisa saber para que o negócio precisa daquele produto ou serviço, além de entender de que forma o que ela tem a oferecer pode trazer soluções.
Isso precisa estar claro no RFI e RFP para evitar possíveis erros na escolha: como a fornecedora não ter quantidade certa de insumos e isso só ser descoberto após fechar o contrato, por exemplo.
Deixe claro as limitações
Outro ponto importante é definir os limites para a compra do produto, tanto em relação ao orçamento quanto em vista dos prazos. Isso vai ajudar o fornecedor a saber se ele concorda com todos os critérios do contrato.
Faça um cronograma
Essa etapa não tem tanto a ver com o fornecedor, e sim, com o processo. Para evitar estender o prazo por tempo indeterminado, é interessante que a gestão da empresa faça um cronograma. Dessa forma, é possível acompanhar o processo de seleção e que ele esteja alinhado para atender as necessidades da empresa a tempo.
Seja específico nas exigências
Determine bem o que está procurando em relação aos produtos e serviços, principalmente, às características dos materiais, como a aparência, integração, funcionalidades etc.
Faça perguntas
Isso não é uma obrigação, mas é interessante que, ao fazer o formulário, procure não especificar tanto as perguntas, principalmente, no caso do RFI. O ideal é que tenha perguntas abertas para que os fornecedores possam explicar com mais liberdade o que podem oferecer ao negócio.
Como analisar o request for information de forma certeira?
Após estar com todas as propostas de fornecedores, é a hora de fazer a análise das informações. O que é importante determinar nessa etapa são os parâmetros para que a avaliação seja justa com todos. Eles devem ser seguidos à risca, mas a contratante precisa entender que, em muitos casos, a fornecedora não responderá 100% do que foi exigido. O ponto da escolha será aquele que mais se aproxima.
Bem, ao longo deste texto, acompanhamos como o RFI e RFP são documentos muito importantes para encontrar o fornecedor ideal. É fundamental destacarmos que esse tipo de iniciativa faz parte de uma série de estratégias para diminuir os riscos do negócio e, em longo prazo, trazer mais lucros.
Isso porque essa ferramenta auxilia a escolher parceiros que estão mais alinhados com o negócio, refletindo na saúde financeira. Inclusive, selecionar boas parcerias é muito importante para a longevidade de qualquer empresa, e essa é uma preocupação que a Global Soluções Financeiras tem.
Nós entendemos a importância de oferecer soluções que ajudem o negócio a lidar com seus processos financeiros, principalmente na política de crédito. Afinal, controlar a inadimplência e outros aspectos da cobrança faz parte da rotina de qualquer empresa e para obter um melhor resultado, nada como um parceiro profissional.
Então, se você está procurando ajuda e quer saber mais sobre os nossos serviços, entre em contato e conheça mais!
