Com o ano já em andamento, este é o momento ideal para ajustar estratégias e colocar as finanças em ordem. Em vez de atuar apenas de forma reativa, sua empresa pode estruturar uma régua de cobrança eficiente, contínua e orientada por dados para sustentar os resultados ao longo de todo o ano.
Essa organização impacta diretamente o fluxo de caixa, reduz atrasos e traz previsibilidade financeira. Além disso, transforma a cobrança em um processo estratégico e não apenas operacional.
A seguir, você confere como planejar sua régua de cobrança para os próximos meses, considerando boas práticas de mercado e os aprendizados mais recentes do setor.
O que é régua de cobrança e por que ela deve ser pensada para o ano todo
A régua de cobrança é o conjunto estruturado de ações, canais e abordagens utilizados para acompanhar clientes antes e depois do vencimento de um pagamento. Ela define quando o cliente será acionado, por qual canal e com qual tom de comunicação.
Empresas que atuam apenas após o atraso acabam sempre correndo atrás do prejuízo. Por outro lado, uma régua de cobrança planejada de forma anual considera o comportamento da carteira ao longo do tempo, as sazonalidades do mercado e o perfil dos clientes.
Segundo as análises mais recentes do IGR, material da Global que acompanha indicadores de recuperação e comportamento de pagamento, estratégias antecipadas e segmentadas tendem a apresentar melhor desempenho do que ações genéricas e tardias. Isso reforça a importância de estruturar a régua desde já, com visão de longo prazo.
O primeiro trimestre é o momento ideal para estruturar a régua
Na prática, muitas empresas só retomam o ritmo completo depois de janeiro. Por isso, o primeiro trimestre funciona como um verdadeiro ponto de partida operacional no financeiro.
Além disso, este período concentra clientes reorganizando orçamento, revisando contratos e ajustando fluxo de caixa. Ou seja, é o cenário perfeito para alinhar políticas, comunicação e processos da sua régua de cobrança para o restante do ano.
1. Use dados da carteira como ponto de partida
Uma régua de cobrança eficiente não nasce do improviso, mas da análise de dados. Antes de definir fluxos e contatos, avalie o histórico da sua carteira:
- Quais são as faixas de atraso mais comuns
- Em que momento a taxa de recuperação começa a cair
- Quais canais geram mais resposta
- Quais perfis de clientes apresentam maior risco
O próprio IGR reforça a importância de olhar para o comportamento real da carteira antes de intensificar ações. Muitas empresas descobrem, por exemplo, que a maior parte da recuperação acontece nos primeiros dias após o vencimento, o que mostra como a agilidade faz diferença.
Esses dados ajudam a priorizar esforços e distribuir melhor os contatos ao longo da régua de cobrança.
2. Estruture a régua por estágios de atraso
Um dos pilares de uma boa régua de cobrança é a segmentação por tempo de atraso. A comunicação precisa evoluir conforme o risco aumenta.
Pré-vencimento
Aqui o foco é prevenção. Lembretes enviados antes da data ajudam a reduzir esquecimentos e atrasos não intencionais. Essa etapa melhora a experiência do cliente e já impacta os indicadores de inadimplência.
Atraso inicial (1 a 10 dias)
O tom ainda deve ser leve e resolutivo. Muitas vezes, o cliente só precisa de um aviso ou da segunda via do boleto. Canais digitais costumam ter ótimo desempenho nesse estágio.
Atraso intermediário (11 a 30 dias)
Neste ponto, a régua de cobrança precisa abrir espaço para negociação. Ofertas de parcelamento, atualização cadastral e contatos mais diretos começam a ganhar força.
Atraso avançado (acima de 31 dias)
O risco de perda começa a aumentar, e a estratégia precisa ser mais intensa e estruturada. Aqui, vale combinar insistência, formalização de propostas e, dependendo do modelo de negócio, avaliar encaminhamentos especializados.
3. Defina uma cadência clara de contatos
Além de segmentar por atraso, a régua de cobrança precisa ter uma linha do tempo bem definida. Isso traz organização para o time e consistência na comunicação.
Exemplo de cadência:
- Dias antes do vencimento: lembrete preventivo
- Primeiros dias de atraso: aviso amigável
- Segunda semana: reforço com opções de negociação
- A partir de 30 dias: contatos mais frequentes e personalizados
O IGR também destaca que a regularidade nos contatos aumenta a probabilidade de resposta. No entanto, é fundamental manter equilíbrio para não gerar excesso de tentativas em um curto período.
4. Aposte em uma estratégia multicanal
Outro ponto-chave na régua de cobrança é a combinação de canais. Clientes diferentes respondem de formas diferentes.
Ao longo do ano, vale equilibrar:
- WhatsApp para contatos rápidos
- E-mail para formalizações
- SMS para lembretes curtos
- Telefone para negociações mais complexas
A visão apresentada no IGR mostra que abordagens integradas tendem a gerar melhores taxas de contato do que o uso isolado de um único canal. Por isso, a régua precisa ser pensada de forma multicanal desde o início.
5. Revise a régua ao longo do ano
Vale ressaltar que fazer um planejamento que contempla todo o ano, não dispensa ajustes de rota em casos de mudança de comportamento da carteira, de cenários econômico e perda de eficiência.
Ao longo do ano, revise indicadores como:
- Taxa de recuperação por faixa de atraso
- Efetividade por canal
- Volume de acordos fechados
- Quebras de acordo
Além disso, considere períodos sazonais que afetam o caixa dos clientes. Ajustar a régua nesses momentos pode melhorar significativamente os resultados.
6. Cobrança também é experiência do cliente
Organizar a régua de cobrança não é apenas uma questão financeira, mas também de relacionamento. Uma comunicação clara, respeitosa e com opções de negociação demonstra parceria, especialmente em relações B2B.
Empresas que equilibram firmeza com empatia conseguem recuperar valores sem comprometer vínculos comerciais de longo prazo.
Esta é a oportunidade perfeita para estruturar uma régua de cobrança inteligente, baseada em dados e alinhada ao perfil da sua carteira. Com segmentação, cadência bem definida e uso estratégico de canais, sua empresa ganha previsibilidade, melhora o fluxo de caixa e reduz a inadimplência ao longo de todo o ano.
Mais do que cobrar, trata-se de criar um processo contínuo, estratégico e orientado por informação, exatamente o tipo de abordagem que o mercado vem consolidando.
E se você quiser saber mais ou ter uma visão de especialista sobre a sua régua de cobrança, não deixe de entrar em contato.
