Segundo dados divulgados pela Agência Brasil, de cada 10 brasileiros, 8 estão endividados. É importante que as empresas saibam como fazer uma cobrança efetiva, mas humanizada, dessas pessoas, garantindo que elas tenham a oportunidade de pagar as suas pendências antes de sofrerem penalidades mais graves, algo que pode ser feito com emissão de uma carta de cobrança extrajudicial.
Neste texto, explicaremos melhor o que é esse documento visa e quais são os seus elementos essenciais e também daremos algumas dicas de como escrevê-la de maneira eficiente.
Vamos lá?
O que é uma carta de cobrança extrajudicial?
Uma carta de cobrança extrajudicial é um documento formal utilizado por credores para notificar os devedores sobre pendências financeiras sem a necessidade de recorrer ao sistema judicial.
O propósito desse documento é buscar uma solução amigável, dando a oportunidade de regularizar essa situação antes que medidas mais severas sejam tomadas, como a negativação do seu nome ou aplicação de ações judiciais.
Esse tipo de cobrança visa lembrar o devedor sobre a sua dívida, detalhar o valor devido, informar prazo de pagamento e, em alguns casos, propor condições de renegociação.
O seu tom deve ser firme, porém cordial buscando resolver o problema sem criar um conflito direto. É importante que o documento seja redigido mantendo uma via de comunicação aberta e incentivar o contato para discutir formas de quitação do seu débito.
A emissão da carta de cobrança extrajudicial é incentivada, pois demonstra que o credor tentou resolver a questão de maneira pacífica e fora dos tribunais, o que pode ser útil uma eventual ação judicial, já que essa tentativa de negociação é frequentemente vista como indicativo de boa-fé do credor.
Quais são os elementos essenciais de uma carta de cobrança extrajudicial?
Até aqui, você já entendeu o que é uma carta de cobrança extrajudicial e a sua importância, porém é importante redigi-la corretamente para garantir que a mensagem seja transmitida.
Veja a seguir o que não deve faltar no seu documento
Dados do credor
O documento deve começar com a identificação Clara da empresa ou pessoa que está realizando a cobrança. Isso inclui a inserção de dados como o nome completo ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço e meio de contato (telefone e e-mail). Essas informações garantiram que o devedor saiba com precisão quem está solicitando o pagamento.
Dados do devedor
Depois, você deve colocar os dados relacionados ao devedor, como nome completo, razão social, CPF ou CNPJ e endereço. Dessa forma, você evita erros de identificação e garante que a cobrança seja direcionada corretamente.
Descrição da dívida
As informações centrais do documento são relacionadas ao valor devido, o que inclui a origem da dívida, a data de vencimento original e qualquer outro custo original, como juros e multas aplicáveis até o momento da emissão da carta.
Prazos para pagamento
A carta deve estipular um novo prazo para que o devedor efetue o pagamento, que geralmente, é de poucos dias ou semanas a partir do recebimento do documento.
Condições de pagamento
Caso exista a possibilidade de negociação de parcelamento, isso deve estar mencionado na carta. Oferecer soluções alternativas podem incentivar o devedor a regularizar a situação.
Consequências do não pagamento
O documento também deve alertar o devedor sobre as possíveis medidas caso o pagamento não seja realizado, como uma inclusão do seu nome em cadastro de inadimplentes (SPC/Serasa), protesto em cartório ou até mesmo encaminhamento para cobrança judicial.
Como redigir uma carta de cobrança extrajudicial eficaz?
Tão importante quanto inserir as informações listadas no tópico anterior é saber como redigi-las de maneira eficiente. Para isso, separamos algumas dicas de como escrever a sua carta para passar a mensagem correta.
Seja objetivo e claro
Evite fazer parágrafos longos ou explicações desnecessárias, pois a ideia é que o devedor entenda rapidamente qual é a pendência, o valor, o prazo e as consequências do não pagamento da sua dívida.
Evite em linguagem jurídica complexa
É importante que você adapte a mensagem a quem irá recebê-la, então caso o devedor não tenha familiaridade com termo jurídicos, evite-os e mantenha a linguagem o mais acessível para que o destinatário compreenda a mensagem sem dificuldades.
Equilibre cortesia e firmeza
Mostre que está disposto a negociar, se for o caso, mas sem parecer condescendente ou excessivamente flexível. Você pode usar frases como “estamos à disposição para discutir soluções”, porém seguidas de “caso o pagamento não seja efetuado, tomaremos as medidas cabíveis”.
Não ameace, informe
Ao mencionar as consequências, apresente-as como uma sequência natural do não pagamento e não como uma ação de má-fé. A mensagem precisa soar como um procedimento padrão é necessário e não como uma ameaça.
Evite erros de gramática
Erros ortográficos ou de gramática podem comprometer a seriedade da carta, então revise o documento com atenção antes de enviá-lo.
Quer ver como aplicar essas dicas na prática? Então veja o modelo abaixo.
[Nome do Credor]
CNPJ: [CNPJ do Credor]
Endereço: [Endereço Completo]
Telefone: [Telefone]
E-mail: [E-mail do Credor]
[Local], [Data]
A/C: [Nome do Devedor]
CPF/CNPJ: [CPF/CNPJ do Devedor]
Endereço: [Endereço Completo do Devedor]
Prezado(a) [Nome do Devedor],
Viemos por meio desta carta, de forma cordial e respeitosa, solicitar a regularização de uma pendência financeira em aberto referente a [descrever o motivo da dívida – ex.: “fatura nº XXX” ou “contrato nº XXX”].
Valor Devido: R$ [valor total da dívida]
Vencimento Original: [data de vencimento]
Oferecemos a oportunidade de regularizar essa situação no prazo de [número de dias] dias a partir do recebimento desta carta, para evitar eventuais encargos adicionais, tais como juros ou multas.
Estamos à disposição para discutir opções de pagamento e possíveis renegociações, caso necessário. Nosso objetivo é encontrar a melhor solução para ambas as partes.
Ressaltamos que, caso a quitação não seja realizada até o prazo mencionado, poderão ser adotadas medidas cabíveis, incluindo a negativação do nome em órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa) e a possibilidade de ação judicial para cobrança da dívida.
Agradecemos sua atenção e contamos com sua colaboração na resolução deste assunto. Para qualquer dúvida ou para discutir formas de pagamento, entre em contato conosco através do telefone [número] ou e-mail [e-mail].
Atenciosamente,
[Nome do Credor]
[Assinatura (se aplicável)]
Após saber todas essas informações sobre a carta de cobrança extrajudicial, sobre os elementos indispensáveis e como escrevê-la de maneira eficiente, você conseguirá escrever documentos com uma comunicação muito mais clara e com mais chances de atingir os seus objetivos.
Agora que você já sabe como redigir este documento, confira esse outro post no nosso blog no qual explicamos o que muda com a nova lei para a cobrança de juros.
