O cronograma de cobrança é mais uma das ferramentas fundamentais para combater a inadimplência em uma empresa. Muitas companhias não têm o hábito de realizar essa iniciativa por acharem que os processos de cobrança podem ser feitos de qualquer jeito.
Porém, como qualquer atividade de uma companhia, é fundamental um planejamento para evitar desperdícios e também para obter mais chances de sucesso nessa iniciativa. Neste texto, resolvemos juntar as principais dicas de como a sua empresa pode realizar o próprio cronograma. Continue!
O que é um cronograma de cobrança e para que serve?
De maneira geral, podemos pensar no cronograma de cobrança como uma espécie de direcionamento das estratégias e ações para a empresa cobrar seus clientes. Basicamente, um planejamento que auxiliará a não somente agir, mas também a entender qual é a melhor maneira de atender esse tipo de consumidor.
Com o atendimento adequado, a companhia consegue diminuir a taxa de inadimplência e ainda garantir uma retenção de clientes mais efetiva.
Como fazer um cronograma de cobrança?
Construir um cronograma de cobrança para a sua empresa não é um processo tão complexo. No entanto, existe a necessidade de determinar algumas etapas para que ele realmente entregue resultado. Aqui, vamos conhecer as principais delas.
Tenha um histórico de pagamento
Essa é uma etapa inicial para o cronograma, pois as informações dos clientes serão o seu guia para definir outros processos da cobrança. Primeiramente, deve-se utilizar transações e pagamentos feitos anteriormente para montar um banco de dados sobre os consumidores.
É uma ferramenta importante não só para determinar qual é a melhor forma de atendimento, mas também para se ter um controle. Com esses dados, a sua empresa poderá definir quem paga regularmente, quem não pagou, mas não tem dívidas, entre outros comportamentos.
Segmente a carteira
Dando continuidade ao processo de conhecer melhor os seus consumidores, a segmentação da carteira é uma forma de especificar o atendimento. Aqui, pelos dados obtidos, é possível separar os consumidores de acordo com categorias para definir melhores abordagens. Por exemplo, separando-os conforme efetuam os pagamentos.
Sabemos que há clientes que somente quitam as faturas depois do vencimento — esse é um padrão. Outros, sempre pagam antecipadamente e, obviamente, existem aqueles que estão inadimplentes. Cada um necessitará de um tipo de abordagem e de aproximação, e tê-los segmentados auxilia para que o pessoal do atendimento saiba como agir.
Outra maneira de segmentar é por meio de suas características, como a idade, por exemplo. Falar com consumidores de 20 anos é completamente diferente de um indivíduo de 40. Esse tipo de divisão ajuda a determinar se é melhor entrar em contato por telefone ou e-mail, por exemplo.
Antecipe-se à inadimplência
À medida que o seu negócio passa a acompanhar o histórico dos clientes, você terá condições de fazer uma análise desses consumidores. Essa informação será crucial para definir como a sua companhia deverá reagir com cada um. Será uma forma de verificar quais são os clientes mais propensos a ter certos comportamentos, principalmente, referente à inadimplência.
Caso fique claro que esse consumidor provavelmente não pagará, é o momento do setor de cobrança se antecipar. Primeiramente, determine quais serão as formas de entrar em contato. Procure, como forma de começar o contato, mandar lembretes de vencimento da fatura. Se isso não impedir a inadimplência, comece a oferecer soluções para a quitação da dívida.
Utilize canais de comunicação diferentes
Uma peça importante do cronograma de cobrança é definir quais serão as formas de entrar em contato com o cliente. Além de determinar em qual situação será mais adequado utilizar cada meio. Isso porque, fatores como idade, nível de inadimplência e até relação com a empresa contam muito para a comunicação.
Nesse ponto, as opções mais comuns são telefone, e-mail e mensagem. Em alguns casos, dependendo do nível de intimidade, o WhatsApp também poderá ser utilizado. Caso seja por meio de contato telefônico, atente para esse canal que é o mais direto de todos. Ele tem mais chances de obter resultados imediatos, porém, é preciso que o atendimento seja bem-feito. Afinal, o objetivo é que o consumidor pague e não se afaste da empresa.
E-mail e mensagem são meios mais impessoais dependendo do objetivo do contato. Nesse caso, destacamos o primeiro, pois ele poderá ser utilizado tanto para enviar mensagens de cobrança, como lembretes, quanto falar sobre o atraso. Já o WhatsApp deve ser usado com cuidado, jamais abuse da proximidade que essa ferramenta oferece, nada de entrar em contato a todo momento, é preciso ser profissional.
Conte com a automação
As ferramentas tecnológicas estão há um bom tempo fazendo parte dos processos de cobrança. Ferramentas de gestão, plataformas que facilitam os pagamentos, chatbots etc., existem diversas possibilidades para o setor. Nesse ponto, contar com esses recursos é uma forma de operar com mais possibilidades de acerto.
Afinal, como vimos durante este texto, os processos de cobrança exigem um monitoramento constante. Dependendo do tamanho da empresa e do número de clientes, essa tarefa é muito complexa para uma pessoa fazer, pois sempre poderão ocorrer erros. Ela pode, em algum momento, esquecer de enviar um aviso de vencimento ou até mesmo o boleto.
A automação ajudará nesses detalhes: um sistema pode enviar e-mails programados para lembrar os clientes, ou gerar boletos a qualquer momento com valores atualizados.
Falamos até aqui de alguns passos para a criação de um cronograma de cobrança. Recapitulamos o quanto essa estratégia é importante para indicar os principais passos para cobrar um cliente. Esse tipo de planejamento ajuda a empresa a desenvolver um atendimento mais direcionado e objetivo, principalmente por garantir uma melhor noção de quem são os clientes.
Destacamos que com um histórico dos clientes, utilizar diferentes canais de contato e investir em automação, é possível desenvolver um bom cronograma de cobrança e impedir que a inadimplência afete o seu negócio.
Por isso, nós da Global Soluções Financeiras, gostaríamos de apresentar os nossos serviços para te ajudar a alcançar o sucesso nesse processo. Somos uma companhia com ampla história no mercado de cobrança, ajudando diversas empresas, não somente oferecendo atendimento, com o suporte jurídico, mas também tecnologias para a função, com a geração automática de boletos.
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