Otimizar os processos de cobrança é fundamental para melhorar o desempenho financeiro e reduzir a inadimplência. Leia o artigo e descubra como preservar a boa relação com clientes....

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Segundo a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), quatro em cada dez brasileiros adultos estavam negativados até o começo de 2024. Infelizmente, ter clientes com débitos e não contar com processos de cobrança bem definidos pode trazer alguns problemas.

Entre os mais comuns estão o comprometimento do fluxo de caixa, aumento dos custos operacionais e prejuízos financeiros diretos. Para evitar ou diminuir atrasos dos pagamentos, continue a leitura para saber mais sobre o assunto.

O que são processos de cobrança e por que eles são importantes para sua empresa?

Processos de cobrança são estratégias, ações e ferramentas utilizados por empresas para recuperar valores devidos por seus clientes. Ele pode envolver desde lembretes amigáveis de pagamento até negociações mais complexas, passando por ações preventivas, como análise de crédito e gestão dessas etapas.

Essa é uma estratégia muito importante, pois se liga diretamente à saúde financeira da empresa: imagine que uma loja esteja vendendo muito, mas não recebe boa parte do que faturou.

Nesse caso, o fluxo de caixa fica comprometido, dificultando o pagamento de fornecedores, colaboradores e outras despesas importantes. Sem um processo de cobrança eficiente, os problemas financeiros podem escalar rapidamente, levando a riscos de falência. Além disso, o processo de gestão de débitos também melhora o relacionamento com o cliente.

Quais são os principais fatores que impactam a eficiência dos processos de cobrança?

Para que seus processos de cobrança sejam bem-sucedidos, é importante prestar atenção em alguns pontos de melhoria. Veja os principais:

Prazos inadequados

Cobrar muito cedo pode causar desconforto ao cliente, ao mesmo tempo que realizar essa cobrança tarde demais pode reduzir as chances de pagamento. Recomenda-se a atuação em um prazo razoável, como entre sete e 15 dias corridos após o vencimento, dependendo do perfil do cliente.

Conhecimento do tipo do cliente

E por falar em perfil do cliente, saiba que cada consumidor é único, e entender esses perfis ajudará no ajuste do processo. O cliente habitual pode receber um lembrete mais suave, enquanto novos clientes talvez precisem de ações mais formais, como ligações.

Falta de multicanalidade

Não ofertar a diferentes canais de comunicação e pagamento, como aplicativos, boletos ou Pix pode dificultar a interação e a quitação. Além disso, o atendimento omnichannel permite redução de custos, já que o uso de e-mail e notificações por aplicativo é mais barato e escalável do que depender exclusivamente de ligações.

Negligência na segmentação

Não separar clientes por tipo de inadimplência (pontual ou crônica), atrasará as suas soluções. Um consumidor que atrasou pela primeira vez pode precisar apenas de um lembrete, enquanto um recorrente talvez demande negociação.

Quais boas práticas podem ser implementadas para otimizar os processos de cobrança?

Agora que você já sabe o que não deve ser feito em processos de cobranças, conheça algumas boas práticas para otimizar essa atividade:

Envie lembretes antes do vencimento

Entrar em contato com o cliente antes da data de pagamento por SMS, e-mail ou WhatsApp, ajuda a evitar esquecimentos. Envie mensagens amigáveis, como “Olá, (nome do(a) cliente)! Lembre-se de que sua fatura vence em 3 dias. Aqui está o link para o acerto”.

Adote a cobrança preventiva

Analise o histórico de pagamento dos clientes para identificar quem pode atrasar e, assim, fazer a cobrança preventiva. Ofertar parcelamentos ou descontos antes do vencimento é uma forma de evitar inadimplências.

Invista em negociações personalizadas

Entender as dificuldades do cliente e ofertar soluções sob medida, como prazos maiores ou formas alternativas de pagamento são formas de aumentar as chances de quitação. Por exemplo: permitir que um cliente parcele um débito maior em três vezes pode ser mais vantajoso do que pressionar um por uma quitação única.

Utilize a tecnologia a seu favor

Sistemas que automatizam lembretes, segmentam clientes e monitoram os prazos tornam o processo mais rápido e eficiente.

Quando contratar uma consultoria para otimizar seus processos de cobrança?

Outra forma de otimizar os seus processos de cobrança e reduzir a inadimplência é contar com uma consultoria especializada no assunto, que auxilia a empresa principalmente naqueles desafios em que ela não consegue resolver internamente. Veja alguns sinais de que está na hora de investir nesse tipo de serviço:

Aumento da inadimplência

Quando o número de clientes em atraso cresce de forma significativa e as tentativas internas de redução não funcionam, uma consultoria pode identificar falhas no processo e propor melhorias.

Falta de organização

Se os dados dos clientes estão desatualizados, as cobranças estão sendo feitas de forma desordenada ou as equipes estão sobrecarregadas, especialistas podem ajudar a implementar sistemas e rotinas mais eficientes.

Baixa taxa de recuperação

Quando os índices de pagamento após cobranças são insatisfatórios, uma consultoria pode sugerir abordagens mais eficazes e personalizadas.

Desatualização tecnológica

As consultorias ajudam a implementar ferramentas modernas, como CRMs, automação e análise de dados, otimizando toda a operação.

Leia também: Como a Qualificação de Leads Impacta nos Processos de Cobrança das Empresas

Como vimos até aqui, vale a pena investir em processos de cobrança e em estratégias para garantir que seus clientes quitem seus débitos e continuem fidelizados.

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Como funciona o serviço preventivo de cobrança?

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Quais são os benefícios?

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O que é o BPO Financeiro?

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