Cobrar é um desafio para muitas pessoas e, inclusive, empresas. Afinal, a inadimplência é um problema constante em empresas de todos portes e segmentos e encontrar a abordagem certa para cobrar pagamentos sem comprometer o relacionamento com o cliente é essencial. O aviso de cobrança é uma ferramenta fundamental nesse processo, permitindo que as empresas comuniquem de forma eficaz a necessidade do pagamento sem parecerem agressivas. Quer entender melhor? Leia o artigo!
O que é um aviso de cobrança?
Um aviso de cobrança é uma mensagem enviada ao cliente com o objetivo de lembrar sobre um pagamento pendente. Ele pode ser enviado por e-mail, SMS ou WhatsApp e deve ser estruturado de maneira profissional e objetiva.
Diferente de uma cobrança direta, o aviso tem um tom mais amigável, evitando constrangimentos e fortalecendo o relacionamento com o cliente. Uma boa estratégia de cobrança considera a jornada do consumidor e oferece soluções flexíveis para a quitação da dívida. Além disso, é fundamental que as mensagens sejam claras, com informações precisas sobre valores, vencimentos e formas de pagamento disponíveis.
Como e quando enviar um aviso de cobrança?
O timing da cobrança é crucial. Enviar mensagens no momento certo evita conflitos e aumenta as chances de pagamento. Veja as melhores abordagens para cada etapa do processo:
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Antes do vencimento
O contato antes da data limite é essencial para evitar que o cliente se torne inadimplente. A abordagem aqui deve ser indireta, funcionando mais como um lembrete do que como uma cobrança formal.
Exemplo:
“Olá, [Nome do Cliente]! Esperamos que esteja tudo certo com o nosso serviço. Seu boleto está próximo do vencimento e estamos disponíveis caso precise de alguma informação.”
Manter um tom neutro nesses casos é importante, pois muitas vezes a intenção do cliente não é atrasar o pagamento. É comum que apenas ocorra o esquecimento do prazo, fazendo com que o aviso de cobrança em tom de lembrete evite uma possível inadimplência.
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No dia do vencimento
Neste momento, é importante ser objetivo, sem pressionar o cliente. A mensagem deve reforçar a data-limite e facilitar o pagamento.
Exemplo:
“Oi, [Nome]! Seu boleto vence hoje. Para sua comodidade, segue o link para pagamento: [link de pagamento]. Qualquer dúvida, estamos à disposição!”
O reforço do vencimento no mesmo dia é útil, especialmente para clientes que costumam pagar no último momento. Lembre-se de sempre oferecer um canal de contato para eventuais dúvidas ou dificuldades no pagamento.
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Após o vencimento
Se o pagamento não for realizado, o contato deve ser feito de forma respeitosa, oferecendo alternativas para regularização da dívida.
Exemplo:
“Olá, [Nome]. Notamos que sua fatura está em aberto e gostaríamos de entender como podemos ajudar. Se precisar de uma nova data ou opções de pagamento, fale com a gente!”
Essas comunicações podem ser numerosas e consumir muito tempo das equipes financeiras. Por isso, contar com o serviços de um CRM de cobrança, como o Global+, que permite a criação de uma régua personalizada e automatizada de acionamentos. Dessa forma, sua empresa consegue fazer a segmentação dos inadimplentes e o disparo de mensagens estratégicas, aumentando a taxa de recuperação de crédito.
Canais de envio do aviso de cobrança
Cada canal tem sua especificidade e deve ser escolhido conforme o perfil do cliente e a urgência da cobrança. Ao enviar o aviso de cobrança, também pode ser considerada a preferência do cliente. Veja exemplos de canais digitais:
Ideal para cobranças formais e detalhadas, permitindo anexos e instruções completas sobre o pagamento.
Exemplo:
Assunto: [Nome], seu pagamento está pendente!
“Olá, [Nome],
Notamos que o pagamento da sua fatura ainda não foi realizado. Para facilitar, segue o link para a quitação: [link de pagamento].
Se precisar de alguma informação ou suporte, estamos à disposição!”
O e-mail permite um contato mais formal e é ideal para clientes corporativos ou que precisam de registros mais detalhados da cobrança.
SMS
Curto e direto, funciona bem para lembretes rápidos, mas com menor engajamento do que o WhatsApp.
Exemplo:
“Olá, [Nome]. Seu pagamento vence hoje. Acesse [link de pagamento] para regularizar sua situação. Dúvidas? Fale conosco!”
Esse canal é mais eficaz para cobranças de baixo valor e avisos rápidos, especialmente se o cliente já interage por mensagens de texto.
Mais humanizado e interativo, permite um contato mais próximo e é altamente eficaz na recuperação de crédito.
Exemplo:
“Oi, [Nome]! Tudo bem? Percebemos que seu pagamento está pendente e queremos te ajudar a resolver isso da melhor forma. Segue o link para pagamento: [link de pagamento]. Qualquer dúvida, pode chamar aqui!”
O WhatsApp permite respostas em tempo real e facilita negociações caso o cliente precise de um novo prazo ou outra forma de pagamento.
O aviso de cobrança é uma ferramenta essencial para reduzir a inadimplência e manter a saúde financeira da empresa. Utilizar um CRM especializado torna o processo mais ágil e eficiente, garantindo um contato estruturado e amigável com o cliente.
Além disso, investir na personalização das mensagens e no uso de múltiplos canais de comunicação aumenta a taxa de resposta dos clientes e melhora a recuperação de crédito. Empresas que adotam estratégias inteligentes de cobrança conseguem minimizar riscos financeiros e fortalecer a confiança dos consumidores.
A cobrança não precisa ser um problema. Com políticas bem definidas e comunicação eficaz, é possível recuperar créditos sem comprometer o relacionamento com o consumidor.
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